Privacybeleid

Versie van kracht sinds: mei 2025

PRIVACYVERKLARING

Versie van kracht sinds: mei 2025

Deze privacyverklaring (hierna: de “Privacyverklaring”) heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door K&A Law VOF, een vennootschap onder firma naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Edmond Van Beverenplein 26, 9000 Gent, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 1023.099.877 (hierna: “K&A Law”, “wij”, “ons” of “onze”).

Wij hechten groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en streven ernaar om deze met de grootst mogelijke zorg te behandelen, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 – de “AVG”).

`

DEFINITIES

In deze Privacyverklaring wordt verstaan onder:

  1. “Persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4, lid 1 AVG. Een identificeerbare persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van bijvoorbeeld een naam, identificatienummer, locatiegegevens, of andere elementen die typerend zijn voor zijn fysieke, economische, culturele of sociale identiteit.
  2. “Verwerking”: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze beschikbaar stellen, afschermen, wissen of vernietigen.
  3. “Betrokkene”: de natuurlijke persoon op wie de verwerkte persoonsgegevens betrekking hebben.
  4. “Verwerkingsverantwoordelijke”: de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In het kader van deze verklaring is dat K&A Law VOF.
  5. “Verwerker”: een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
  6. “AVG”: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679), die sinds 25 mei 2018 van toepassing is in de gehele Europese Economische Ruimte.
  7. “Website”: de officiële website van K&A Law, toegankelijk via www.kalaw.eu. , evenals alle subdomeinen en aanverwante digitale kanalen die door K&A Law worden beheerd.
  8. “U” of “Uw”: elke natuurlijke persoon die de Website bezoekt of wiens persoonsgegevens door K&A Law worden verwerkt, hetzij als (toekomstige) cliënt, correspondent, leverancier of andere betrokken

I. TOEPASSINGSGEBIED

I.1 Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens:

  • via onze website (www.kalaw.eu);
  • in het kader van onze juridische, fiscale en boekhoudkundige dienstverlening;
  • via communicatie met (potentiële) cliënten, leveranciers en partners;
  • via alle andere kanalen waarop persoonsgegevens aan ons worden verstrekt.

I.2 Onder “persoonsgegevens” verstaan we alle informatie die direct of indirect betrekking heeft op een natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4, 1) AVG.

I.3 Deze verklaring heeft betrekking op zowel bezoekers van onze website als (toekomstige) cliënten en contractspartijen, inclusief vertegenwoordigers van vennootschappen.

II. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

K&A Law VOF
Edmond Van Beverenplein 26
9000 Gent, België
Ondernemingsnummer: BE 1023.099.877
E-mailadres: info@kalaw.be
Website: http://www.kalaw.eu

III. CATEGORIEËN VAN VERWERKTE GEGEVENS

III.1 Afhankelijk van uw relatie met ons, kunnen wij de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

  1. Identificatiegegevens: naam, voornaam, geslacht, functietitel
  2. Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, (facturatie)adres
  3. Ondernemingsgegevens: bedrijfsnaam, rechtsvorm, btw-nummer, KBO-nummer
  4. Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, contactformulieren, memo’s, notities
  5. Financiële en boekhoudkundige gegevens: rekeninguittreksels, facturen, boekhoudkundige overzichten, btw-aangiften, klantendossiers, en andere documente die relevant zijn voor fiscale of boekhoudkundige analyse.
  6. Juridische dossiergegevens: overeenkomsten, contractclausules, onderhandelingsoverzichten, juridische standpunten, klachten- en geschilgegevens, en alle andere relevante documenten of notities in het kader van juridische adviesverlening of strategische begeleiding.
  7. Contractuele gegevens: overeenkomsten, bijlagen, correspondentie, notulen
  8. Technische gegevens: IP-adres, browserinformatie, tijdstip en duur van websitebezoek, toesteltype, cookies (zie infra)
  9. Inhoudelijke gegevens: informatie die u ons verstrekt tijdens adviesverlening

III.2 Wij verzamelen in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 AVG (bijv. gegevens over gezondheid, religie, ras, seksuele voorkeur), tenzij u deze vrijwillig verstrekt en voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening en met uitdrukkelijke toestemming.

IV. BRONNEN VAN GEGEVENSVERZAMELING

IV.1 Uw persoonsgegevens kunnen op de volgende manieren worden verzameld:

  1. Rechtstreeks door u verstrekt via contactformulieren, e-mail of telefonisch;
  2. Tijdens de uitvoering van onze dienstverlening (adviezen, dossierbeheer);
  3. Via onze website (door het gebruik van cookies en logbestanden);
  4. Via openbare bronnen (zoals het Belgisch Staatsblad, KBO, LinkedIn);
  5. Via derden met wie u of wij samenwerken (bijv. notarissen, accountants);
  6. Via tools of platforms die door u of in uw opdracht worden gebruikt.

IV.2 Wij verzamelen enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor het nagestreefde doel en zullen deze gegevens niet verder verwerken op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden.

V. DOELEINDEN EN RECHTSGRONDEN VAN DE VERWERKING

De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt op basis van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  1. Voorbereiding en uitvoering van overeenkomsten:
    • Opstellen en opvolgen van offertes, overeenkomsten en opdrachten
    • Klantenbeheer en levering van juridische/fiscale/boekhoudkundige diensten
    • Analyse en verwerking van door de cliënt aangeleverde boekhoudkundige documenten in het kader van contractuele dienstverlening (jaarrekeningen, btw-documentatie, kostenstructuren);
    • Analyse van juridische documenten, het formuleren van adviezen, en het beheren van juridische of contractuele dossiers in het kader van de met de cliënt gesloten dienstverleningsovereenkomst.
  2. Nakoming van wettelijke verplichtingen:
    • Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (bijv. bewaartermijnen)
    • Verplichte meldingen aan autoriteiten (bijv. KYC-controle, witwaspreventie)
  3. Gerechtvaardigd belang:
    • Interne administratie en organisatie
    • Optimalisatie van de dienstverlening en beveiliging van IT-infrastructuur
    • Beheer van klanttevredenheid, feedback, archivering en documentatie
    • Documentatie en archivering van juridische adviezen met het oog op kwaliteitscontrole, geschillenverdediging en professionele aansprakelijkheid.
  4. Toestemming van de betrokkene
    • Het verzenden van nieuwsbrieven, updates of andere marketingcommunicatie
    • Plaatsen van niet-essentiële cookies (zie cookiebeleid)

De verwerking zal nooit verder gaan dan nodig is om het legitieme belang van K&A Law te realiseren, waarbij steeds een afweging wordt gemaakt tussen onze belangen en uw rechten als betrokkene.

VI. DOORGIFTE AAN DERDEN

VI.1 Wij verstrekken uw persoonsgegevens enkel aan derden indien:

  1. dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijv. onderaannemers, consultants);
  2. dit wettelijk vereist is (bijv. fiscus, toezichthouders);
  3. u daarvoor voorafgaandelijk uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven;
  4. het in overeenstemming is met onze gerechtvaardigde belangen en de vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd via passende contractuele waarborgen.

VI.2 Met alle verwerkers die in onze opdracht werken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af conform artikel 28 AVG, waarin onder meer de beveiligingsmaatregelen, geheimhoudingsplicht en instructies tot verwerking zijn opgenomen.

VII. INTERNATIONALE DOORGIFTE

VII.1 Uw persoonsgegevens worden in principe enkel verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

VII.2 Indien in uitzonderlijke gevallen doorgifte buiten de EER plaatsvindt, zorgen wij ervoor dat deze doorgifte slechts plaatsvindt naar landen die een passend beschermingsniveau bieden (zoals bepaald door de Europese Commissie), of dat passende waarborgen worden getroffen, zoals:

  • het afsluiten van modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses);
  • aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

VIII. BEWAARTERMIJNEN

VIII.1 Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Meer specifiek hanteren wij:

  • Voor contractuele klanten: bewaartermijn van maximaal 10 jaar na het einde van de samenwerking, conform wettelijke bewaarplichten (o.a. boekhouding);
  • Voor prospecten of contactaanvragen: maximaal 3 jaar na het laatste relevante contact;
  • Voor technische gegevens (cookies, logbestanden): maximaal 12 maanden, tenzij noodzakelijk voor beveiliging of geschillendocumentatie.

VIII.2 Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaartermijn vereist is in geval van een lopend geschil of juridische procedure.

IX. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

IX.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Deze maatregelen zijn gebaseerd op de aard van de gegevens, de risico’s van verwerking en de stand van de techniek.

IX.2 Tot de genomen maatregelen behoren onder meer:

  • Toegangscontrole via authenticatie- en autorisatiesystemen;
  • Encryptie van gevoelige gegevens en verbindingen (SSL/TLS);
  • Regelmatige updates van beveiligingssoftware (antivirus, firewalls);
  • Interne procedures inzake gegevensbeveiliging en -beheer;
  • Contractuele waarborgen bij doorgifte aan externe verwerkers.

IX.3 Medewerkers en derden die namens ons toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn gehouden aan een strikte geheimhoudingsplicht en ontvangen passende instructies en opleidingen.

IX.4 In het geval van een incident of datalek met potentieel impact op uw rechten, zullen wij u hiervan onverwijld in kennis stellen en de nodige meldingen doen aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, conform artikelen 33 en 34 AVG.

X. UW RECHTEN ALS BETROKKENE

X.1 In overeenstemming met de AVG beschikt u over de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

  1. Recht op inzage: u heeft het recht om van ons bevestiging te krijgen of wij uw persoonsgegevens verwerken, en indien dat het geval is, toegang tot die gegevens en informatie over de verwerking.
  2. Recht op rectificatie u kunt onjuiste of onvolledige persoonsgegevens laten verbeteren of aanvullen.
  3. Recht op gegevenswissing ook wel het “recht om vergeten te worden”, mits aan de voorwaarden voldaan is.
  4. Recht op beperking van de verwerking in bepaalde omstandigheden kunt u vragen om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
  5. Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of rechtstreeks aan een derde te laten overdragen.
  6. Recht van bezwaar u mag bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden.
  7. Recht om toestemming in te trekken: indien de verwerking op uw toestemming gebaseerd is, kunt u deze op elk moment intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking beïnvloedt.

X.2 U kunt uw rechten kosteloos uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@kalaw.be met een duidelijke identificatie van uzelf. Wij behouden ons het recht voor om uw identiteit te verifiëren alvorens gevolg te geven aan uw verzoek.

X.3 Wij antwoorden binnen een termijn van één maand, die in uitzonderlijke omstandigheden kan worden verlengd met nog eens twee maanden. In dat geval brengen wij u tijdig op de hoogte.

XI. KLACHTEN EN TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT

XI.1 Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of uw rechten niet respecteren, moedigen wij u aan om eerst contact met ons op te nemen zodat wij uw bezorgdheid kunnen behandelen.

XI.2 U heeft bovendien steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel, België
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

XII. WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

XII.1 Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd om te blijven voldoen aan wettelijke vereisten of interne verwerkingswijzigingen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op onze Website.

XII.2 Bij substantiële wijzigingen zullen wij bestaande cliënten daarvan actief op de hoogte brengen via e-mail of andere passende communicatiekanalen.